congés & Vacances

Les vacances

Les journées de vacances annuelles sont comptabilisées selon une année de référence allant du 1er avril au 31 mars.

Dès votre embauche, les heures allouées sont déposées dans vos banques de temps sur le portail employé Cangaroo. Vous devez soumettre vos demandes de congés via cette plateforme, qui vous indique en temps réel les heures disponibles dans les catégories suivantes : vacances, maladie et journées mobiles.

Attribution des vacances

Le nombre d’heures de vacances annuelles est basé sur votre ancienneté continue dans l’entreprise.

La durée du congé du.de la nouvel.le employé.e qui a moins de 12 mois de service est proportionnelle à la durée de l’expérience acquise pendant la période de référence. Des informations supplémentaires sont disponibles à la section Vacances anticipées.*

À l’embauche:

• Les employés obtiennent trois (3) semaines de vacances.
• Selon l’expérience reconnue en lien avec les exigences du poste, quatre (4) semaines de vacances peuvent être accordées dès l’embauche.
• Après cinq (5) années de service continu, une semaine additionnelle de vacances est octroyée. (jusqu’à un maximum de 5 semaines).
• Après 15 années de service continu, une deuxième semaine additionnelle est octroyée (jusqu’à un maximum de 6 semaines).
• Les gestionnaires et les souscripteurs de niveau maîtrise ou supérieur bénéficient de 5 semaines dès leur entrée en poste.

Indemnité de vacances

L’indemnité correspond à un pourcentage du salaire brut gagné durant la période de référence (1er avril au 31 mars).

Note importante

À partir de 5 semaines de vacances (soit 175 heures pour un employé à temps plein), la 5e semaine est payable si elle n’est pas utilisée.

Nous faisons confiance au bon jugement de chacun pour planifier ses vacances de manière à assurer le bon déroulement de ses responsabilités et à préserver ses banques de temps, sans compromettre sa capacité à accomplir ses tâches.

Dans un souci d’équité pour l’ensemble du personnel et afin d’assurer une prise en charge efficace de l’ensemble des dossiers pour notre clientèle, la prise de plus de deux semaines consécutives est déconseillée. Toute demande au-delà de ce seuil doit être approuvée par l’employeur.

Les jours de vacances sont obligatoires et ne peuvent pas être reportés ni accumulés d’une année à l’autre. Les heures doivent être utilisées avant la fin de l’année de référence suivante, sans quoi elles seront perdues.

Vacances – espace réservé aux employés dans leur première année)

Pour les employés ayant moins de 12 mois de service, le congé est calculé au prorata de la période travaillée. 

• Ces journées peuvent être prises pendant l’année, avec approbation du gestionnaire, même si elles n’ont pas encore été entièrement cumulées.
  Dans certains cas, il est possible de demander des vacances anticipées (non encore accumulées), sous forme d’avance sur vacances, avec autorisation.
• Lorsque possible, privilégiez un congé sans solde plutôt que d’utiliser toutes vos vacances anticipées.
• Durant la période de probation, nous vous demandons de limiter les absences à vos banques de maladie ou journées mobiles en cas d’imprévu. Les vacances ne sont autorisées que si elles ont été approuvées avant l’embauche, afin de maximiser votre intégration.

Cas particuliers – période de probation et fin d’année de référence

• Si l’année de référence se termine avant la fin de votre période de probation : la banque de vacances accumulée vous sera versée en paie au prorata.
• Si elle se termine après votre période de probation : les heures accumulées seront disponibles pour prise. Elles ne seront pas remboursées si elles ne sont pas utilisées.

Vacances anticipées -  pour tous les employés

• Tout employé·e peut, avec l’autorisation de son gestionnaire, prendre des vacances anticipées (non encore accumulées) sous forme d’avance.
• Si l’employé·e quitte l’entreprise avant d’avoir accumulé les vacances prises, le solde négatif sera déduit de la paie finale.

Sélection des vacances 

L’employeur détermine les dates de vacances en tenant compte de l’ancienneté et des préférences exprimées.

La politique interne de sélection des vacances comprend les principes suivants :

• Une seule personne par groupe peut être en vacances à la même période.
• Les groupes sont établis selon les tâches et responsabilités.
• L’ordre de sélection se fait selon l’ancienneté dans le groupe.
• La période de vacances s’étend du 1er avril au 31 mars.
• Il est attendu que chaque personne planifie la continuité de ses activités avant son départ.
• Déconnecter pour mieux reconnecter : il est fortement recommandé de se déconnecter pleinement durant ses vacances.

Démarche de sélection 

1. La première personne de chaque groupe sélectionne ses dates dans le dossier partagé :
2. Pistagnesi\Partage Commun - Documents\ La maison PISTA\1. Employé & Vie au travail\CangarooRH\Sélection des vacances
3. Elle place un "X" dans les cases correspondant à ses semaines de vacances.
4. Ensuite, chaque employé(e) doit faire sa sélection selon l’ordre établi, dans un délai de 5 jours. Passé ce délai, la personne suivante peut faire son choix.
5. Si vous ne sélectionnez pas vos dates dans la période prévue, vous devrez respecter les choix déjà faits avant de soumettre une demande dans Cangaroo.
6. Vos semaines de vacances ne doivent pas chevaucher celles des autres membres de votre groupe.
7. Une fois approuvées par votre gestionnaire, vous devez entrer vos dates dans Cangaroo.​​

Périodes de planification des vacances 

• Vacances estivales (avril à septembre) :
  - Affichage des préférences : mois de mars
  - Approbation par les gestionnaires : dernières semaines de mars
• Vacances hivernales (octobre à mars) :
  - Affichage des préférences : mois de septembre
  - Approbation : dernière semaine de septembre

Demande de congé en cours d’année

• Vacances : idéalement au moins deux semaines à l’avance ;
• Journées mobiles : au moins 48 heures à l’avance.

Remplacement en cas d'absence

Pour tous les employés

Afin d’assurer une continuité dans les opérations, chaque employé qui s’absente doit :

• Aviser son remplaçant (s’il y a lieu) avant le départ, pour convenir des points importants à transférer ;
• S’assurer que les suivis essentiels soient bien couverts.

Particularité pour les souscripteurs

En raison de la nature de leurs fonctions et de leur rôle auprès des courtiers, des bonnes pratiques additionnelles s’appliquent :

• Avant le départ : planifiez un court échange avec votre remplaçant (dossiers en cours, suivis à venir, attentes des courtiers), finalisez le plus de nouvelles affaires et renouvellements possible, évitez d’ouvrir de nouveaux dossiers ou, si nécessaire, informez clairement de leur état.
• Pendant l’absence : le remplacement couvre surtout les dossiers urgents ou nécessitant une réponse rapide, le collègue remplaçant trie les demandes selon l’urgence et sa propre charge de travail.
• Au retour : informez le courtier de votre reprise du dossier et assurez un bon suivi; si le dossier n’a pas été traité, vous le reprenez; si le collègue choisit de ne pas le traiter, il doit vous en informer avec les raisons; un dossier inactif ou au stade de proposition peut être repris par le collègue.
• Objectif : collaboration fluide, continuité du service et vacances pleinement profitables.

Congés annuels de maladie et congés personnels (mobiles)

Chaque année, du 1er avril au 31 mars, vous bénéficiez des banques de temps suivantes :

14 heures pour les congés de maladie
28 heures pour les congés personnels (mobiles)

Ces banques sont renouvelées chaque 1er avril dans le système Cangaroo.

Demi-journée de congé pour votre anniversaire

Chaque employé(e) a droit à une demi-journée de congé pour souligner son anniversaire. Ce congé peut être pris le jour même ou durant la même semaine.

Pour en faire la demande, utilisez le système Cangaroo en sélectionnant la banque de temps « demi-journée de fête ».

Politique en cas d'arrêt de travail pour maladie

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie, les mesures suivantes s’appliquent :

• Une coupure immédiate des accès informatiques et aux systèmes de l’entreprise sera effectuée.
• Si l’employé souhaite maintenir sa couverture d’assurance collective pendant son arrêt, il doit faire parvenir un chèque mensuel à l’ordre de l’entreprise, couvrant la portion qu’il assume habituellement.
• Les cotisations au régime d’épargne-retraite (REER) collectif seront suspendues pendant toute la durée de l’arrêt de travail.

Procédure - Invalidité de courte durée (ICD)
Il n’y a pas d’invalidité de courte durée prévue dans notre régime collectif.

En cas d’absence prolongée :

• Jusqu’à la fin de la période de carence, l’employé peut souscrire aux prestations de maladie de l’assurance-emploi.
  Assurance-emploi – Prestations de maladie (Canada.ca)

Procédure – Invalidité de longue durée (ILD)
Si vous devez présenter une demande d’invalidité de longue durée, voici les étapes à suivre :

1. Remplir votre partie (employé)

• Rendez-vous sur le site de la Canada Vie :
  Demande de prestations invalidité – Canada Vie.
• Suivez les instructions pour compléter la Déclaration de l’employé en ligne.
• Téléversez vos documents et, au besoin, envoyez par la poste ou par télécopieur les formulaires papier demandés (p. ex. : Déclaration du médecin traitant, formulaire Votre consentement).

2. Remplir la partie employeur

• L’entreprise complète uniquement la Déclaration de l’employeur (M4306f) sur le portail de la Canada Vie (informations administratives : emploi, salaire, etc.).
• Important : l’employeur n’a pas accès à la Déclaration de l’employé ni à celle du médecin, qui demeurent confidentielles.

3. Suivi

• Canada Vie confirmera la réception et communiquera avec vous si des informations supplémentaires sont nécessaires.

Jours fériés

Chaque année, vous bénéficiez de 11 jours fériés, soit 10 jours complets et 2 demi-journées.

Si un jour férié tombe sur un jour non ouvrable, il est reporté au jour ouvrable précédent ou suivant, selon les pratiques habituelles de l’employeur.

Liste des jours fériés accordés 

• Jour de l’An
• Lendemain du jour de l’An
• Lundi de Pâques
• Journée nationale des patriotes (lundi précédant le 25 mai)
• Fête nationale du Québec (24 juin)
• Fête du Canada (1er juillet)
• Fête du Travail (premier lundi de septembre)
• Action de grâce (deuxième lundi d’octobre)
• Veille de Noël (demi-journée)
• Noël
• Lendemain de Noël
• Veille du jour de l’An (demi-journée)

Communication des fermetures

Les dates précises de fermeture du bureau, incluant les jours fériés qui tombent la fin de semaine, vous sont communiquées chaque année.

Vous pouvez consulter le calendrier officiel dans le dossier partagé de l’entreprise :

Pistagnesi\Partage Commun - Documents\La maison PISTA\1. Employé & Vie au travail\CangarooRH\Calendrier jours fériés

Indemnité pour jours FÉRIÉS

L’indemnité versée pour chaque jour férié correspond à 1/20 du salaire gagné au cours des quatre semaines complètes de paie précédant la semaine du congé, conformément à la législation en vigueur (sans les heures supplémentaires).

Si un jour férié tombe un jour où le salarié est normalement en congé ou durant ses vacances annuelles, l'employeur verse une indemnité dans la paie de la semaine couvrant le jour férié.

Politique sur les jours fériés – Horaire compressé
Dans le contexte d'un horaire compressé (par exemple, une semaine de 4 jours), si un jour férié coïncide avec un jour habituellement non travailler, il n’est pas repris. L’employé a toutefois droit à une compensation sous forme d’indemnité.

Calcul de l’indemnité :
1/20 du salaire gagné au cours des 4 dernières semaines complètes (sans les heures supplémentaires).

Exemple :
Une personne travaille du mardi au vendredi (28 heures/semaine). Lors de la semaine de la fête du Travail, elle sera payée 33,6 heures (28 h + (1/20 × 28 h × 4)).

Congés pour obligations familiales ou décès liés à la famille

Congés pour responsabilités familiales

Vous avez droit à des congés pour certains événements familiaux ou pour prendre soin de vos proches. Consultez la liste et les modalités d’application

Accident et maladie

Vous pouvez vous absenter en cas d’accident ou de maladie, qu’il soit lié ou non au travail. Consultez la liste et les modalités d’application de ces congés.

Calcul de la rémunération des journées d’absence

L’indemnité est calculée de la même façon que pour les jours fériés :
1/20 du salaire gagné au cours des 4 semaines complètes de paie précédant la semaine du congé.

Si vous continuez à cotiser à vos régimes d’assurance collective et de retraite pendant le congé, l’employeur doit aussi maintenir sa part.
Consultez les détails de calcul et des exceptions

Accident du travail

Un accident du travail est un événement survenu dans le cadre de vos fonctions qui entraîne une blessure ou une maladie reconnue par un professionnel de la santé.
Procédure complète en cas d’accident du travail

Congés parentaux

Congé de maternité

• Durée : jusqu’à 18 semaines sans salaire.
• Début possible au plus tôt 16 semaines avant la date prévue de l’accouchement et fin au plus tard 18 semaines après.
• Avis écrit à remettre 3 semaines avant le départ (ou plus court en cas de situation médicale).
• L’employeur peut demander un certificat médical à partir de la 6e semaine avant l’accouchement.
  Détails sur le congé de maternité – CNESST

Congé de paternité

• Durée : 5 semaines continues sans salaire.
• À prendre dans les 52 semaines suivant la naissance.
• Avis écrit de 3 semaines (ou plus court si la naissance survient plus tôt).
• Ce congé est réservé au deuxième parent et ne peut pas être transféré.
  Détails sur le congé de paternité – CNESST

Congé parental

• Durée : jusqu’à 65 semaines sans salaire
• Fin du congé : au plus tard 85 semaines après la naissance ou l’adoption
• Prise du congé : normalement continue, mais peut être fractionnée dans certains cas prévus par la Loi ou sur entente avec l’employeur
• Avis : au moins 3 semaines par écrit (ou plus court en cas d’urgence)
  Détails sur le congé parental – CNESST

Formation à suivre

• En plus de lire cette politique, chaque employé doit compléter la formation « Formation – Congés et absences » disponible ci-dessous et attester sa lecture dans CangarooRH.
  

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